Protokoll der Teamsitzung

Allgemeine Überlegungen zum Team und zu unserer Arbeit

Die Notwendigkeit einer Teamstrukturierung

Aus dem folgenden Protokoll habe ich ein paar teaminterne Stellen herausgenommen. Im Fragebogen, auf den ich mich weiter unten beziehe, hatte ich alle Aufgabenbereiche der Bücherei, die mir einfielen, aufgelistet mit Ankreuzmöglichkeit in 5 Stufen von „sehr gerne“ bis „ganz ungern“.

Für diese Teamsitzung hatte ich einen Extratermin angesetzt und keine weiteren Themen besprochen. Ich hatte vorher gebeten, Zeit mitzubringen und möglichst konzentriert dabei zu sein, da es um wirklich wichtige Dinge geht. Zur „Unterstützung“ gab es Eiskaffee.

Protokoll der Teamsitzung am Do, 29.7.10, 16:00

Ich habe lange mit Herrn Ganter (damaliger Leiter der Fachstelle Freiburg) gesprochen. Er sagte u.a.:


Ehrenamt wird getragen durch

  • Mitentscheidung: Was liegt mir, was möchte ich tun, was ist mir wichtig
  • Gestaltungsfreiheit: Für eigene Ideen soll Platz und eine „Spielwiese“ da sein (Das ist ja eine der Stärken des Ehrenamts)
  • Anerkennung; durch Träger, durch Kolleginnen, durch Kunden, durch Erfolg!


 Dazu braucht es allerdings mehrere Voraussetzungen, u a.:

  • Grundverpflichtung
  • Wissen, was und warum ich das tue

Eine gewisse Grundverpflichtung gilt auch für Ehrenamtliche. Warum?

Weil die Identifikation mit der Arbeit abhanden kommt bzw. nicht aufkommt, wenn der laufende Kontakt zur Aufgabe nicht mehr gewährleistet ist, z.B. zu selten Dienst gemacht wird oder kein Überblick über unseren Medienbestand vorhanden ist. Für manche Teilaufgaben ist das nicht nötig (z. B. wenn jemand nur Bücher einbindet oder nur Veranstaltungen organisiert), aber für die Ausleihe ist ein zu seltener Kontakt auf Dauer nicht gut. Natürlich gibt es Ausnahmesituationen, z. B. familiärer oder gesundheitlicher Art, die Vorrang haben und auch gerne vom Team mitgetragen werden. Nur auf Dauer sollte ein zu großes Ungleichgewicht vermieden werden, und bei längerer Abwesenheit sollten wir uns immer wieder mal fragen, ob die übernommenen Aufgaben so für uns noch stimmen. Auch geht so der Kontakt zu den Kolleginnen zunehmend verloren.

Wissen um die Tätigkeit:


Sehr zum Denken angeregt hat mich Tanja´s Aussage, dass sie durch den Basis-12-Kurs überhaupt erst eine Ahnung bekommen hat, was Büchereiarbeit eigentlich alles ausmacht. Sie kam begeistert und hochmotiviert von dem Wochenende zurück. Sie hat dort sozusagen die einzelnen Facetten, die alle zusammen Bücherei ausmachen, kennengelernt, und hat dadurch einen ganz anderen Überblick, aber auch eine viel stärkere Identifikation, Verbindung und Interesse mit der ganzen Tätigkeit bekommen. Auch Gedanken darüber, warum tue ich das eigentlich, oder warum tut das die Kirche, welchen gesellschaftlichen Beitrag leisten wir, sind wichtig und geben unserer Arbeit nochmal einen viel tieferen Sinn. Je mehr wir über die Zusammenhänge dessen, was wir tun, wissen, desto mehr fühlen wir uns damit verbunden und können es auch zu unserer eigenen Sache machen.

Da ich diese Identifikationsarbeit und die Vermittlung dieses ganzen Wissens nicht bei jeder neuen Mitarbeiterin leisten kann, finde ich es wichtig, dass in Zukunft jede Neue, wenn irgend möglich, innerhalb eines gewissen Zeitraums den Basis-12-Kurs mitmacht. Was meint ihr?

Alle, ihn bereits gemacht haben, oder die an sonstigen Veranstaltungen der Fachstelle dabei waren, wissen, wie interessant und belebend diese Kurse sind, und wie förderlich für die Verbindung mit unserer Tätigkeit in der Bücherei.

Interessant fände ich auch mal, wenn wir uns alle Gedanken machen, warum wir eigentlich Büchereiarbeit machen!!

 

Aus folgenden Gründen erscheint mir eine TEAMSTRUKTURIERUNG inzwischen als Notwendigkeit:


• Die Größe des Teams und damit auch die größere „Womenpower“ machen es nötig, organisatorische Schwerpunkte zu setzen.

• Übernahme bestimmter Aufgaben führen zu besserer Identifikation und zum besseren Verständnis für unsere Arbeit und die Zusammenhänge (s. Bibfit, Basis 12)

• Es ist auf Dauer nicht sinnvoll, dass Aktivitäten von mir initiiert werden müssen. Das überfordert mich und engt euch ein. Ich möchte einzelne Bereiche unabhängig von mir laufen lassen. Außerdem erfordert es meine finanzielle Situation, dass ich mittelfristig schauen muss, wo ich Geld zu meiner Rente zuverdienen kann.

• Es gibt einige Bereiche, in denen nur ich mich derzeit auskenne → geht auf Dauer so nicht. Ich bin nicht unentbehrlich, und ich muss jederzeit ersetzbar sein.

• Für Fragen und zur Einarbeitung stehe ich natürlich zur Verfügung, soweit nötig. Gleichzeitig ist es für mich ein Umlernprozess, Aufgaben aus der Hand zu geben. Ich bin aber überzeugt davon, dass eure Ideen und Vorstellungen mindestens genauso gut sind wie meine und das selbständige Zusammenarbeiten von Mitarbeiterinnen untereinander die Kreativität und Vielfalt der Ideen fördert.

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Ein Fragebogen mit den in der Bücherei anfallenden Aufgaben wurde im Anschluss an obigen Text von allen ausgefüllt.


Anschließend wurden die einzelnen Aufgabenbereiche durchgegangen. Für viele Themen fanden sich eine oder mehrere Mitarbeiterinnen, die diese Aufgaben in Zukunft in Eigenverantwortung übernehmen. Sie können sich an Hand der ausgefüllten Listen, die ab sofort im Teamfach liegen, ein Bild machen, wer außerdem Lust hat, in diesem Bereich mitzuarbeiten, und diese dann für Arbeitseinsätze ansprechen. Eine Liste der Verantwortlichen für die div. Bereich wird ausgehängt und ist so für alle einsehbar. Bei den zukünftigen Teamsitzungen wird es dann kurze Berichte über den Stand der Arbeiten in den einzelnen Gruppen geben.

Zu beachten ist, dass zu Medienpflege immer Beschaffung und Aussortieren gehören, da beides zu guter Information über den aktuellen Bestand nötig ist. Außerdem sollten Bestandsaufbau und -abbau sich einander die Waage halten.

Teamsitzungen  ab sofort bis Ende des Jahres alle 2 Monate (s. Kalender), danach wird neu über Häufigkeit entschieden.

Ganz herzlichen Dank an Alle für die intensive und konzentrierte Mitarbeit und für die Bereitschaft, so viele Aufgabenbereiche zu übernehmen!

Diesen Text kostenlos als pdf zum Download:

Protokoll der Teamsitzung 16.10.2013